ステータス管理

請求書のライフサイクルを表す6つのステータスと、その遷移方法を解説します。

請求書ナビでは、請求書1件ごとに現在の状態を表す「ステータス」を自動で管理しています。ステータスを活用することで、未入金の請求書、送信忘れ、期限超過などを一目で把握できます。

6つのステータスの意味

下書き

作成中でまだ発行していない状態。自由に編集・削除できます。請求書番号は割り当てられません。

発行済

請求書番号が採番され、正式な請求書として確定した状態。PDFダウンロード・メール送信が可能になります。

送信済

取引先にメール送信が完了した状態。送信日時・宛先が履歴として記録されています。

入金済

支払いを確認済みの状態。売上管理上、完了した請求として扱われます。

キャンセル

取引が中止・無効となった請求書。取引先に送信済みでも、ステータスだけを変更することで管理できます。

期限超過

支払期限を過ぎても入金が確認されていない請求書。自動で判定され、一覧画面で強調表示されます。

通常の請求書は以下の流れで状態が遷移していきます。

下書き → 発行済 → 送信済 → 入金済
              ↓
           期限超過（支払期限を過ぎた場合）
              ↓
          キャンセル（任意）

下書きから発行済への遷移は「発行」ボタンで行います。発行済から送信済への遷移はメール送信時に自動的に行われます。入金済への変更は手動で行います。

ヒント

請求書一覧画面では、ステータスごとに絞り込み表示ができます。「期限超過」で絞り込めば、督促が必要な請求書をまとめて確認できます。

入金を確認したら、ステータスを「入金済」に変更します。操作は請求書の詳細画面から行います。

入金済に変更された請求書は、ダッシュボードの「入金済み金額」に集計され、未入金金額から除外されます。

スクリーンショット：ステータス変更画面

支払期限を過ぎても入金済みに変更されていない請求書は、自動的に「期限超過」ステータスに切り替わります。毎日深夜に判定処理が走り、当日中に期限を迎えた請求書が対象になります。

期限超過のステータスが付いた請求書は、一覧画面で赤色のバッジで強調表示されます。ダッシュボードにも「期限超過件数」として表示されるため、督促漏れを防げます。

期限超過への対応

期限超過となった場合は、取引先へ速やかに督促を行いましょう。入金確認後は「入金済」へステータスを変更することを忘れないでください。取引中止になった場合は「キャンセル」にします。